Tại sao quản lý tồn kho là quan trọng trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của mọi doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho là điều cần thiết cho hoạt động hàng ngày, hỗ trợ các quy trình mua, lưu trữ và vận chuyển quan trọng giúp doanh nghiệp luôn hoạt động. Hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp có thể tiết kiệm thời gian và tài chính của công ty đồng thời cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?

Một yếu tố quan trọng của quản lý hàng tồn kho là công ty biết mình có bao nhiêu hàng tồn kho trong tay. Việc duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp sẽ ngăn ngừa việc hết hàng và làm khách hàng khó chịu hoặc đặt hàng quá mức và tồn kho quá mức gây tốn tiền.

Các doanh nghiệp không quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ phải đối mặt với một số rủi ro, trong đó rủi ro lớn nhất là việc sử dụng nguồn tài chính kém. Hàng tồn kho là điều kiện cần thiết của một doanh nghiệp và nó thể hiện một khoản đầu tư rất lớn. Các doanh nghiệp phải chịu chi phí để có được hàng tồn kho và các khoản thuế có thể phải trả đối với các mặt hàng được lưu trữ trong hàng tồn kho. Có các chi phí bổ sung như tiện ích, bảo hiểm và các chi phí an ninh khác liên quan đến kho bãi và không gian lưu trữ liên quan.

Hàng tồn kho cũng thể hiện sự đầu tư đáng kể về thời gian và công sức. Nhân viên phải thực hiện việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, việc này chỉ có thể diễn ra một lần mỗi năm đối với các mặt hàng theo mùa. Chúng cũng có thể xảy ra thường xuyên vài tuần một lần đối với các loại khoảng không quảng cáo khác.

Quản lý hàng tồn kho kém hoặc không tồn tại khiến doanh nghiệp có nguy cơ bị cắt giảm toàn bộ thời gian và tiền bạc đầu tư vào hàng hóa của mình. Nhưng khi được tiến hành đúng cách, quản lý hàng tồn kho có thể mang lại cho doanh nghiệp vô số lợi ích đáng kinh ngạc.

Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho

Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho bao gồm từ hiệu quả tài chính cao hơn đến sự hài lòng của khách hàng được cải thiện. Nhìn chung, những lợi ích này góp phần mang lại thành công lớn hơn cho doanh nghiệp. Hàng tồn kho được quản lý tốt mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

Tiết kiệm chi phí và thời gian
Quản lý hàng tồn kho giúp đầu tư tiền bạc và thời gian liên quan đến hoạt động này hiệu quả hơn. Nếu bạn có sẵn bản kế toán chính xác về hàng tồn kho vào bất kỳ lúc nào, bạn không cần phải thực hiện việc kiểm kê thường xuyên và tốn thời gian. Bạn cũng không cần phải tốn tiền để sắp xếp lại các mặt hàng khi lượng hàng tồn kho hiện tại của bạn đã đủ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

Tổ chức tốt hơn
Cách sắp xếp hàng tồn kho của bạn tác động đến thời gian nhân viên tìm và vận chuyển các mặt hàng, điều này ảnh hưởng đến tốc độ bạn có thể thực hiện đơn hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng. Quản lý hàng tồn kho cho bạn biết mặt hàng nào phổ biến nhất, mặt hàng nào thường được kết hợp trong cùng một đơn đặt hàng và mặt hàng nào mất nhiều thời gian nhất để vận chuyển vào và ra khỏi kho. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để xác định cách sắp xếp hàng tồn kho hiệu quả.

Sự hài lòng của khách hàng
Khó khăn trong việc tìm kiếm hoặc lấy hàng từ kho dẫn đến việc giao hàng chậm và khách hàng không hài lòng. Quản lý hàng tồn kho cho phép vận chuyển nhanh hơn bằng cách giúp doanh nghiệp quản lý việc lưu trữ và di chuyển các mặt hàng. Nó cũng giảm thiểu rủi ro phải hủy đơn hàng hoặc liệt kê các mặt hàng đã hết hàng do không đủ hàng, gây thất vọng cho khách hàng.

Tự động hóa và phân tích
Các công cụ tự động mang lại cơ hội theo dõi và phân tích dữ liệu hàng tồn kho một cách có hệ thống. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tự động thu thập dữ liệu về hàng tồn kho hiện có, tần suất và tốc độ di chuyển qua hàng tồn kho, v.v. Thông tin này có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về mô hình bán hàng, nêu bật các cơ hội cải thiện phương pháp quản lý hàng tồn kho và giúp tự động hóa các quy trình như thời gian vận chuyển ước tính.